Polityka prywatności
Polityka Prywatności Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej w Pułtusku
Wprowadzenie
Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa w Pułtusku (dalej także jako: „SMLW” lub „Spółdzielnia”) dokłada najwyższej staranności w celu poszanowania Państwa prawa do prywatności, ochrony Państwa danych osobowych zgodnie wypracowanymi w spółdzielczości standardami, a także praktyką przyjętą w Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej w Pułtusku, bacząc na obowiązujące przepisy prawa. Przekazujemy Państwu niniejszą Politykę Prywatności, która stanowi zbiór zasad i procedur oraz odpowiada na ważne pytania związane z ochroną danych osobowych, które mogą pojawić się w toku Państwa współpracy ze Spółdzielnią Mieszkaniową Lokatorsko-Własnościową w Pułtusku.
Niniejsza Polityka Prywatności została opracowana w oparciu o zasady wynikające z przepisów RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, s. 1), dalej zwanym RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., a także przepisów szczególnych, które mogą mieć zastosowanie do przetwarzania Państwa danych osobowych w zależności od danej sytuacji.
Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa w Pułtusku z siedzibą w (06-100) Pułtusku, Aleja Tysiąclecia 11, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000174284, NIP: 568 000 47 83 REGON: 000492285
W zależności od potrzeb mogą Państwo skontaktować się z nami bezpośrednio w siedzibie, to znaczy w budynku przy ul. Alei Tysiąclecia 11, w Pułtusku, a także:
listownie:
– na adres siedziby: Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa w Pułtusku. ul. Aleja Tysiąclecia 11 06-100 Pułtusk
w formie elektronicznej:
– pod adresem e-mail: sekretariat@smlwpultusk.pl
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych:
e-mail: sekretariat@smlwpultusk.pl ( w temacie wiadomości dopisek do ,, IOD”)
Adres: ul. Aleja Tysiąclecia 11 06-100 Pułtusk z dopiskiem „IOD”.
Powyższe dane kontaktowe są właściwe do kontaktu we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Spółdzielnię. Inspektor Ochrony Danych dołoży wszelkich niezbędnych starań, aby zwięźle i rzeczowo wyjaśnić Państwu wszelkie wątpliwości związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.
Źródła Państwa danych osobowych
SMLW przetwarza Państwa dane osobowe, które zostały przekazane przez Państwa:
osobiście w siedzibie Spółdzielni,
za pomocą poczty elektronicznej
w inny prawnie dopuszczalny sposób.
Zakres Państwa danych osobowych, które przetwarzamy Spółdzielnia w zależności od charakteru współpracy i rodzaju świadczonej usługi może zbierać od Państwa różnego typu dane osobowe. W każdym przypadku dochowujemy wszelkich starań, aby zakres pozyskiwanych przez nas danych osobowych był ograniczony do niezbędnego minimum.
Prosimy o nieprzesyłanie danych osobowych w szerszym zakresie, niż jest to konieczne do oceny określonej sytuacji lub odpowiedzi na udzielone zapytanie, w tym w szczególności danych wrażliwych (np. danych o stanie zdrowia, czy informacji o toczących się lub zakończonych postępowaniach karnych). Zastrzegamy sobie prawo do niezwłocznego usuwania takich danych, nawet bez uprzedniego kontaktu z Państwem. W przypadku, gdy zostaną przekazane oryginały dokumentów będziemy próbowali zwrócić je Państwu osobiście lub na podany przez Państwa adres.
Jeżeli będą Państwo korzystać z udostępnionych przez SMLW linii telefonicznych lub w razie kontaktu telefonicznego przez upoważnione z ramienia SMLW osoby, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, które będą zawarte w treści rozmów telefonicznych, tj. treść rozmowy (w tym wszelkie podane przez Państwa na swój temat informacje, takie jak np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania).
Ponadto, w przypadku korzystania z naszej strony internetowej możemy zapisywać tzw. pliki „Cookies”, tzw. „ciasteczka” o czym będzie mowa w dalszej części niniejszej Polityki.
Podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych
Poniżej przedstawiamy ogólny katalog wybranych podstaw prawnych i celów przetwarzania Państwa danych osobowych:
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochronny osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119);
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych
Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane
Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach
Kodeks Pracy
Statut Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej
oraz innych przepisów szczególnych.
Ponadto, dane osobowe przetwarza się ze względu na obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych.
W niniejszym rozdziale wskazujemy wyłącznie wybrane podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych, ponieważ zdajemy sobie sprawę, iż w związku z szerokim wachlarzem usług i zadań realizowanych przez Spółdzielnię, możemy nie być w stanie w sposób zamknięty umieścić w jednym miejscu wszystkich operacji na danych osobowych wykonywanych przez Spółdzielnię. Szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych oraz celów przetwarzania Państwa danych osobowych z pewnością odnajdą Państwo w klauzulach informacyjnych, które zostały opracowane przez poszczególne Działy z porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych, oraz które są przekazywane Państwu na bieżąco w zależności od sprawy ze Spółdzielnią.
Dane osobowe w następujących, głównych kategoriach:
1) Dane osobowe członków Spółdzielni – w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni.
2) Dane osobowe mieszkańców – w celu obsługi nieruchomości.
3) Dane osobowe najemców, dzierżawców, zleceniobiorców – w celu realizacji zawartych umów.
4) Dane osobowe dłużników – w celu windykacji należności.
5) Dane osób biorących udział w procesie przetargowym – w celu przeprowadzenia wewnętrznego przetargu przez Spółdzielnię np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo – budowlanych. Informacje dotyczą podmiotów/osób, biorących udział w przeprowadzanym procesie przetargowym.
6) Dane uczestników zajęć w ramach działalności społeczno – oświatowej i kulturalnej – w celu prowadzenia przez Spółdzielnię statutowej działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej tj. prowadzenie zajęć edukacyjnych i kulturalnych oraz organizacji wycieczek, imprez i wyjść okolicznościowych. Dane przetwarzane są głównie na podstawie zgody uczestników, a w przypadku osób niepełnoletnich i z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych – ich prawnego opiekuna.
7) Dane dotyczące usterek i awarii – w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców.
8) Monitoring wizyjny – w celu ochrony osób i mienia. Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzane są przez okres nieprzekraczający 90 dni, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu mogą być udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom.
9) Rozmowy telefoniczne – w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi. Wprowadzona rejestracja połączeń przychodzących i wychodzących.
10) Korespondencja – w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją.
11) Dane ogłoszeniodawców – w celu emisji ogłoszeń za pośrednictwem tablicy ogłoszeń.
12) Informacje o pracownikach oraz kandydatach do pracy – w celu prowadzenia rekrutacji oraz dokumentacji pracowniczej.
Okres przetwarzania danych osobowych
Spółdzielnia przetwarza Państwa dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji współpracy oraz przez czas określony w obowiązujących przepisach prawa, lecz nie dłużej niż jest to niezbędne do celów wynikających z Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.).
Niektóre dane mogą być przetwarzane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz do czasu przedawnienia innych możliwych roszczeń. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w konkretnych celach, Państwa dane będą przechowywane do momentu wycofania zgody lub gdy ustalimy, że dane się zdezaktualizowały.
Odbiorcy Państwa danych osobowych
Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym Spółdzielni usługi niezbędne do realizacji wskazanych w niniejszej Polityce celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie prawne, techniczne lub organizacyjne, a także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Mając na uwadze Państwa prawo do prywatności, wszystkie informacje stanowiące dane osobowe, przed przekazaniem upoważnionemu odbiorcy, będą minimalizowane w stopniu umożliwiającym ich prawidłowe przetwarzanie.
Transfer danych
Co do zasady Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy
Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych Państwa danych osobowych?
1) dostępu – uzyskanie od administratora danych potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzani (art. 15 RODO);
2) do otrzymywania kopii danych – uzyskanie kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust 3 RODO);
3) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
4) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO)
5) do ograniczonego przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania;
administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia , dochodzenia lub ochrony roszczeń;
6) osoba której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw osoby, której dane dotyczą;
7) do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
8) do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawne uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
9) do cofnięcia zgody – w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.
Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba której dane dotyczą, powinna skontaktować się wykorzystując dane kontaktowe z administratorem danych osobowych i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób: w formie pisemnej: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie WWW: https://www.uodo.gov.pl; telefonicznie: (22) 531-03-00
Automatyzacja przetwarzania
Spółdzielnia nie będzie przetwarzać państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany. Państwa dane osobowe nie będą również profilowane.
Wykorzystywanie danych z serwisu strony internetowej
Zebrane logi przechowywane są przez czas nieokreślony jako materiał pomocniczy służący do administrowania serwisem. Informacje w nich zawarte nie są ujawniane nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem. Na podstawie plików logów mogą być generowane statystyki stanowiące pomoc w administrowaniu. Zbiorcze podsumowania w postaci takich statystyk nie zawierają żadnych cech identyfikujących osoby odwiedzające serwis.
Pliki cookies
Mechanizm Cookies nie jest wykorzystywany do pozyskiwania jakichkolwiek informacji o użytkownikach serwisu ani śledzenia ich nawigacji. Pliki Cookies stosowane w serwisie strony: http://smlwpultusk.pl/ nie przechowują żadnych danych osobowych ani innych informacji zebranych od użytkowników.
W serwisie http://smlwpultusk.pl/ okresowo może być wykorzystywany sesyjny plik Cookie do zapisania faktu zapoznania się z wyróżnionymi informacjami. Plik Cookie jest tworzony w celu ograniczania ilości emisji okresowo pojawiających się ogłoszeń. Dzięki zastosowaniu pliku Cookie informacja wyświetla się tylko raz dla jednej sesji użytkownika i nie ukazuje się ponownie po przejściu na kolejną stronę serwisu. Wymieniony wyżej sesyjny plik Cookie, jeśli jest tworzony, to występuje w określonym czasie, i tylko przez czas, w jakim strona jest odwiedzana przez użytkownika. Zamknięcie okna przeglądarki ze stroną http://smlwpultusk.pl/ powoduje usunięcie utworzonego pliku.
Pliki „Cookies”
Używamy plików Cookies, aby ułatwić Państwu korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokują Państwo tych plików, to zgadzają się Państwo na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Proszę pamiętać, że mogą Państwo samodzielnie zarządzać plikami Cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
Czym są pliki Cookies?
Plik „cookies” tzw. „ciasteczka” jest niewielkim plikiem tekstowym, wysyłanym przez serwer WWW i zapisywanym na urządzeniu, z jakiego korzysta użytkownik celem połączenia się z Internetem (np.: komputer, tablet, smartfon). Strona http://smlwpultusk.pl/ zapisuje pliki Cookies na Państwa komputerze, a dokładniej w schowku konkretnej przeglądarki (Firefox, Internet Explorer, Chrome i inne) na koncie użytkownika komputera lub telefonu, za pomocą którego łączą się Państwo z Siecią.
Cel wykorzystania plików cookies?
Zazwyczaj pliki cookie są bardzo pożyteczne. Dzięki nim zapamiętywane są Państwa indywidualne ustawienia oraz wiemy jak wielu użytkowników zagląda na nasza stronę i jakie treści cieszą się największym zainteresowaniem. Pliki cookie pozwalają także usprawnić poruszanie się po stronie oraz poprawne działanie strony.
Jak wyłączyć pliki cookies? Mogą Państwo w każdym czasie dokonać zmiany ustawień dotyczących plików Cookies, poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików Cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w Państwa urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików Cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
Zmiany Polityki Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności może wymagać aktualizacji co pewien czas, np. z powodu wprowadzenia nowych usług, zmiany używanej technologii lub zmian w przepisach prawa. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia Polityki Prywatności w dowolnym momencie. Zmiany zostaną opublikowane na http://smlwpultusk.pl/